Czy 5S może być kluczem do sukcesu w efektywnym zarządzaniu finansami osobistymi?


Lubię, kiedy wszystko jest na swoim miejscu i nie tracę czasu na odnajdywanie potrzebnych mi rzeczy. Wiąże się to jednak z obowiązkiem wykonywania generalnych porządków, kja osotóre niestety przynoszą jedynie chwilową poprawę, nie rozwiązując problemu na dłuższą metę. W przedsiębiorstwach produkcyjnych w celu rozwiązania tego rodzaju kłopotów stosuje się standardy i narzędzie 5S, które mają za zadanie pomóc w efektywniejszym zarządzaniu środowiskiem pracy oraz podnieść poziom bezpieczeństwa na stanowisku pracy. Ponieważ wspomniana metoda z rodziny lean management sprawdza się dobrze zarówno w biurze, na linii produkcyjnej, czy w domowej kuchni, postanowiłem sprawdzić jej użyteczność w zarządzaniu finansami osobistymi.

Nazwa metody pochodzi od pięciu słów, które nawiązują do kolejnych etapów niezbędnych do jej wprowadzenia:

  1. Selekcja (Sort – Seiri)
  2. Systematyka (Set in order – Seiton)
  3. Sprzątanie (Sweep – Seiso)
  4. Standaryzacja (Standardize – Seiketsu)
  5. Samodyscyplina & Samodoskonalenie (Sustain – Shitsuke)
Jej wdrożenie powinno uwzględniać zaplanowanie i stworzenie struktury oraz zaangażowanie i szkolenie wszystkich zainteresowanych (w przypadku finansów domowych – każdego dorosłego członka rodziny), dlatego, moim zdaniem, zasada ta może znaleźć zastosowanie w finansach osobistych singla oraz całej rodzinny.

Krok I – Selekcja, czyli usunięcie zbędnych elementów na stanowisku pracy.

Na początku powinniśmy przeanalizować nasze wyposażenie osobistych finansów, do których zaliczamy:

  • wartość swojego majątku, czyli spis posiadanych aktywów i pasywów, które składają się między innymi ze środków pieniężnych, lokat, obligacji, jednostek funduszy inwestycyjnych, ruchomości i nieruchomości, a także inwestycji alternatywnych;
  • posiadane narzędzia oraz instrumenty finansowe. Dla jednych będą to jedynie umowy o prowadzenie kont bankowych i oszczędnościowych, a dla innych rozbudowane systemy oszczędnościowo-inwestycyjne uwzględniające platformy kont oszczędnościowych, lokat, funduszy inwestycyjnych, biur maklerskich, polisolokat, umów kredytowych, pliki Excel, programy komputerowe, aplikacje mobilne, notatki z przychodami i wydatkami…;
  • magazyny i nośniki danych o naszych finansach.

Spośród powyższego wyposażenia powinniśmy wybrać jedynie niezbędne instrumenty, a wyeliminować elementy bezwartościowe, które nie przynosząc wartości dodanej konsumują nasz czas (dobro, którego nie możemy bezpośrednio kupić). Przykładami mogą być umowy polisolokat, kredytów przeznaczonych na konsumpcję, czy kosztowne inwestycje nie przynoszące zysków.

Analizując potrzebę posiadania każdego przedmiotu powinniśmy odpowiedzieć sobie na pytania: czy jest on potrzebny, w jakiej ilości i w jakim celu. Zgodnie z metodologią tego narzędzia, jeśli mamy wątpliwość do dalszego posiadania danego elementu powinno się go usunąć, czyli rozwiązać umowę np. za opłacane, a zarazem nieużywane rachunki bankowe, zredukować ilość jednostek funduszy, zamknąć pozycję na giełdzie, spłacić kredyt itd. W finansach dobrze kierować się obliczeniami oraz własnym, zdrowym rozsądkiem, dlatego jeśli nie jesteśmy przekonani do czegoś w 100%, zrezygnujmy z tego. W celu ułatwienia sobie etapu selekcji można posłużyć się kolorowymi mazakami i kartką papieru, na której możemy wypisać wszystkie posiadane instrumenty finansowe i oznaczyć je różnymi kolorami:

  • czerwony – rzeczy zbędne,
  • zielony -potrzebne,
  • czarny – wątpliwe, czyli do analizy w kolejnym okresie.

Osobiście swoją selekcję rozpocząłem od inwentaryzacji kont osobistych, których w kulminacyjnym momencie posiadałem równolegle ponad 10 w różnych instytucjach finansowych. Jak to możliwe? Wszystkiego dowiesz się w osobnym wpisie: Własna historia rachunków bankowych.

Dzięki pierwszemu etapowi możemy uniknąć co najmniej kilku problemów:

  • zamieszania w gospodarowaniu finansami rodzinnymi (stwórz pół/automatyczny przepływ finansów osobistych),
  • zapamiętywania zbyt wielu warunków umów (wyeliminuj niepotrzebne instrumenty finansowe np. nieużywane rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe),
  • przechowywanie danych w wielu niepotrzebnych instytucjach i pamiętanie do nich zabezpieczeń i haseł dostępu (chroń swoje dane osobowe),
  • zamieszanie z powodu nadmiaru zbędnych rozwiązań finansowych (uporządkuj strukturę własnych finansów),
  • nadmiar środków finansowych na zbyt wielu rachunkach rozliczeniowych może ukrywać inne niedoskonałości np. nieoptymalnego przepływu środków finansowych w gospodarstwie domowym itd. (niech raz zarobione przez nas pieniądze, pracują nadal).

Krok II – Systematyka, czyli ułożenie wszystkich niezbędnych przedmiotów w sposób pozwalający łatwe ich wykorzystywanie na co dzień.

Po pierwszym etapie w warsztacie naszych osobistych finansów powinno pozostać nam jedynie niezbędne wyposażenie, do którego możemy zaliczyć:
  • umowy,
  • budżet domowy z kartonikiem na rachunki,
  • spis posiadanego majątku z zaplanowaną strukturą,
  • testament,
  • potwierdzenia i historia ubezpieczeń (czy wiesz jak długo powinno się przechowywać potwierdzenie ubezpieczenia OC?),
  • i inne, zależnie od sytuacji finansowej, strategii, wieku.
Na każdy przedmiot powinniśmy znaleźć i przypisać odpowiednie miejsce, które jesteśmy w stanie łatwo zidentyfikować. W przypadku finansów osobistych zrezygnowałbym z tradycyjnych tablic cieni, obrysów lub wycinania odpowiednich wypełnień na narzędzia, pozostając jedynie z oznaczeniami teczek lub ewentualnie segregatorów (stara, sprawdzona metoda archiwizacji dokumentów), jeśli element musi być papierowo przechowywany lub nośnikami danych elektronicznych (pamiętajmy o dwóch kopiach na różnych nośnikach), jeśli wystarczą pliki cyfrowe np. Excel, pdf, print screen w formacie jpg itd. Oznaczenia są o tyle pomocne, że w razie zaistnienia nieprzewidzianej potrzeby skorzystania (wypadek skutkujący hospitalizacją, utrata świadomości, pamięci…), pozwalają każdej osobie z rodzinny odnaleźć się w świecie domowych finansów. Ponadto systematyka wymusza utrzymanie wizualnego porządku, co powinno uchronić nas przed bałaganiarstwem.

Krok III – Sprzątanie, czyli usunięcie brudu i zanieczyszczeń z obszaru domowych finansów.

Na typ etapie powinniśmy określić, jakie elementy mają być „sprzątane”, w jaki sposób i jakimi środkami, aby zlokalizować „wycieki” i utrzymać stan docelowy. Przekładając to na własne finanse, gdzie po etapie selekcji i systematyki posiadamy tylko niezbędne przedmioty umiejscowione w odpowiednim miejscu, jesteśmy w stanie łatwo korygować bieżące niezgodności i w razie potrzeby zareagować. W finansach osobistych powinniśmy posiadać plan, który na bieżąco powinien być weryfikowany z obecnym kursem naszych finansów, na przykład poprzez utrzymywanie odpowiedniego salda na poduszce bezpieczeństwa, korygowanie struktury alokacji środków w fundusze inwestycyjne zgodnie z wcześniej obraną strategią itd.. Należy pamiętać, że korygowanie powinno być częścią rutyny, którą powinno się regularnie wykonywać (nie tylko od święta), aby bezpiecznie podążać w obranym kierunku. Typowymi przykładami pożądanej rutyny może być nawyk automatycznego oszczędzania pewnego procenta zarobków, czy comiesięczny zakup i dopasowanie (do własnej strategii) jednostek funduszy inwestycyjnych.

Krok IV – Standaryzacja, czyli wykonywanie ustaleń z poprzednich etapów.

Teraz nie pozostaje nic innego jak ustandaryzowanie najlepszych rozwiązań, praktyk, schematów i harmonogramów, które zostały wypracowane w pierwszych trzech krokach. Posługując się wzorcami (np. własny Plan Emerytalny, nawyk oszczędzania)  zapobiegamy powrotowi dawnych przyzwyczajeń.

Krok V – Samodyscyplina, czyli konsekwencja w działaniu

Przechodząc przez początkowe cztery etapy powinniśmy doprowadzić nasze finanse osobiste do stanu wzorcowego, którym miło pochwalić się rodzinie, przyjaciołom, czy znajomym. Musimy jednak pamiętać, że przechodząc przez nie, wyruszyliśmy dopiero w drogę ku utrzymaniu naszego portfela na planowanym kursie. Właśnie dlatego na tym etapie najważniejsza jest konsekwencja w działaniu, a w razie potrzeby również samodoskonalenie wypracowanych standardów.

Czy któreś elementy z powyższej metody zostaną wykorzystane w układaniu Twoich finansów osobistych zależy jedynie od Ciebie. Niezależnie jakie rozwiązania zostaną wybrane, warto oczyścić, ułożyć, kontrolować i ulepszać strukturę własnych funduszy domowych. Dzięki temu jesteśmy świadomi naszych finansowych możliwości i szybciej reagujemy na otaczające nas zmiany.

Podziel się wpisem z innymi!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *